Veroyllätysten hallinta suojaa kannattavuutta ensi metreiltä alkaen
Kun Suomen talous yskii, PK-yrityksen katse voi kääntyä ulkomaille. Samalla kun etsitään uusia kasvumarkkinoita ja asiakkaita, kannattaa tylsemmätkin asiat hoitaa pois alta ennen kuin ne eskaloituvat riskeiksi hallituksen pöydälle. Kokemuksemme mukaan suomalaisyritykset suunnittelevat kuitenkin kansainvälistymistä vuosi vuodelta ammattimaisemmin.
Muistutamme usein hallitusammattilaisia varmistamaan, että yhtiöt suunnittelisivat kansainvälisen laajentumisen riittävän kattavasti etukäteen. Operatiivisen johdon on tärkeää hyvissä ajoin analysoida ja hahmotella, mikä on kansainvälistymisen tavoite, mitä panostuksia se vaatii ja millainen liiketoimintamalli kansainvälistymistä fiksuimmin tukee. Tärkeä osa valmistautumista on selvittää uuden markkinan veroasiat ja hallinnolliset velvoitteet hyvissä ajoin etukäteen.
Tyypillisesti, kun liiketoimintajohto alkaa miettiä kansainvälistymistä, pöydällä on jo konkreettinen aihio, esimerkiksi projektitoimituksen tarjouspyyntö. Silloin ulkomaille lähtöä aletaan järjestää vauhdilla. Hallituksen kannattaa pyrkiä olemaan luupissa jo ennen tätä. Viimeistään silloin, kun bisnes tekee ensimmäisiä suunnitelmia ja esisopimuksia uuden markkinan voittamiseksi, pitää projektin ympärille kytkeä mukaan myös veroasioiden ja paikallisten lainsäädäntökysymysten hallinnointi.
Hiljattain eräs PK-yritys oli solminut sopimuksia ruotsalaisen asiakasyrityksen kanssa. Yrityksen johto pyysi tiimiämme selvittämään, mitä tämä tarkoittaisi juridisesti ja veroasioiden näkökulmasta. Pian kehkeytyi tilanne, jossa asiakasyritys joutui jälkikäteen muuttamaan sopimuksia, koska se ei halunnutkaan itse suorittaa tiettyjä hankkeen osa-alueita. Selvisi nimittäin, että näiden osa-alueiden myötä etabloituminen Ruotsiin olisi pitänyt sisällään aiottua raskaampia verovelvoitteita. Yritys ei halunnut vielä niin voimakkaasti etabloitua naapurimaahan, vaan kyseessä oli enemmänkin kansainvälistymisen ensi askeleet ja markkinan tunnustelu.
Käytännössä tietyt asennustoimitukset olisivat aiheuttaneet yritykselle velvoitteita rekisteröitymisiin, veroilmoituksiin ja veronmaksuun liittyen. Näytti myös siltä, että Ruotsiin syntyisi työnantajavelvoitteita ja työntekijöille henkilökohtaisia verovelvoitteita.
Yritys yllättyi siitä, että lyhyestä projektista voi syntyä niin paljon hallinnointia. Johto ei ollut valmis ottamaan sellaista askelta, joka olisi edellyttänyt koko compliancen rakentamista yhden projektin ympärille. Vaikka kyseessä oli miljoonatoimitus, projekti ei olisi ollut ensimmäisenä ulkomaan toimituksena vielä niin kannattava, että yritys olisi halunnut ottaa hoitaakseen hallinnollisia lisäkuluja ja lisätyötä, joita paikallisesti olisi muodostunut.
Niinpä yritys päätti miettiä, miten se voisi muokata projektitoimituksen siten, että tietyt asennusosuudet hankkeesta hoituisivat ulkopuolisten tahojen toimesta.
Hallituksen kannattaa kehottaa operatiivista johtoa tekemään hyvissä ajoin uuteen markkinaan etabloitumisesta riittävän analyysin, jossa otetaan huomioon tarvittavat verotukseen ja juridiikkaan liittyvät näkökohdat. Kun projektitoimituksen sopimus on jo laadittu, ei enää pystytä kovin helpolla peruuttelemaan sitoumuksista.
Miten hallituksen kannattaisi nostaa esiin vero- ja juridisia velvoitteita?
Operatiivisella johdolla hihat heiluvat usein itse liiketoiminnan tekemisessä ja kasvun hakemisessa, eikä aina tiedetä tai muisteta, mitä kaikkea hallinnollista, lainsäädännöllistä ja verotuksellista velvoitetta uudessa maassa saatetaan kohdata. Varsinkin PK-yrityksissä hallinnolliset asiat meinaavat jäädä taka-alalle, kun tiimi innostuu hyvän kaupan tekemisestä. Velvoitteista saatetaan tehdä vahvoja olettamuksia tai kysyä kaverilta – ovathan suomalaiset ennenkin myyneet ulkomaille!
Tosiasiassa Pohjoismaissakaan on vain harvoin naapurimaiden kesken täysin samankaltaisia tulkintoja, mitä tulee verotukseen ja lainsäädännöllisiin asioihin.
Tilannetta helpottaa, jos liiketoiminnassa vallitsee sellainen kulttuuri, jossa hallituskin pystyy nostamaan riskienhallinta-asioita esiin samalla, kun se pyrkii avaamaan ovia ja kannustaa kansainvälistymiseen ja uusien kauppojen solmimiseen. Kyse ei ole lannistamisesta ja uhkakuvien luomisesta vaan sen varmistamisesta, että velvoitteet eivät muodostu esteeksi tai kannattavuussyöpöiksi – ne vasta lannistavia ovatkin.
Mielestämme on jopa hallituksen vastuulla joiltain osin määrittää sisäistä vuoropuhelua. Operatiivista johtoa kannattaa kannustaa ottamaan avoimesti kysymyksiä esiin tai ainakin liputtamaan ongelmat ajoissa, koska lopulta riskit – mahdollisesti jo eskaloituneet – tulevat kuitenkin hallituksen pöydälle. Hallituksen huolellisuusperiaatekin edellyttää, että hallitus varmistaa, että yhtiössä on tehty riittävät selvitykset riskien tunnistamiseksi ja hallituksella on riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi.
Millaisia velvoitteita uudessa maassa saatetaan kohdata?
Vaikkei yhdestä ulkomaan projektista syntyisi vielä ns. tuloverotuksen kiinteää toimipaikkaa, projektista voi kuitenkin syntyä välillisten verojen, esim. arvonlisäveron rekisteröinti-, veronmaksu- ja veroilmoitusvelvoitteita. Projektin pidentyessä syntyy mahdollinen tuloverovelvollisuus, jos katsotaan että uudessa maassa on ns. pysyvä jalansija eli kiinteä toimipaikka tuloverotuksessa.
Kansainvälistyvän yrityksen on varmistettava vaatimustenmukaisuus myös siirtohinnoittelun osalta.
Työntekijöiden liikkuvuuden kannalta kannattaa pohtia paitsi verotukselliset kysymykset, myös sosiaaliturvaan, työoikeuteen, työlupiin, viisumeihin jne. liittyvät asiat. Myös työntekijälle voi syntyä velvoitteita. Työnantajabrändinkin näkökulmasta kannattaa huolehtia, ettei ulkomaille työhön tai projektityöhön lähetettävälle työntekijälle tule yllättäviä veroseuraamuksia.
Esimerkiksi Norjassa on hyvin tiukat vaatimukset liittyen työlainsäädäntöön. Moni asia verotuksessa on lähellä Suomea, mutta tietyissä osa-alueissa on paljon aggressiivisempia tulkintoja, jotka joskus yllättävät jopa meidän omat asiantuntijamme, kun teemme yhteisprojektia Norjan tiimimme kanssa.
Uuden markkinan avaamista helpottaa myös paikallisten avainhenkilöiden sitouttaminen ja verotuksellisesti järkevien palkitsemismallien rakentaminen heti alkuvaiheessa.
Kustannuksia säästyy, kun asiantuntija pyydetään ajoissa avuksi
On oikeastaan enemmän sääntö kuin poikkeus, että veroasioissa PK-yritys tarvitsee ulkopuolisen asiantuntijan avukseen, koska sillä on vain harvoin kansainvälisen verotuksen osaamista. Veroasioiden hallinnoinnin suunnittelu on yksinkertaisinta ja edullisinta, kun sen tekee ennakkoon. Kauppojen solmimisen jälkeen on usein jo melkoinen kiire saada asiat sovitettua paikalliseen lainsäädäntöön, vaikka löydettäisiinkin ulkopuolinen asiantuntija avuksi.
Monelle PK-yritykselle voi myös olla kynnyskysymys, miten paljon ulkopuolinen palvelu maksaa. Kumppaniehdokkaalta kannattaa pyytää etukäteen hinta-arvio, jotta laskutuksessa ei tulisi yllätyksiä.
Osaava kumppani voi analysoida riskit monipuolisesti sekä arvioida, miten toiminta tulisi järjestää verotuksen ja paikallisen lainsäädännön kannalta fiksusti, sovitettuna yrityksen omiin tavoitteisiin ja resursseihin. Parhaimmillaan sama kumppani osaa tukea ulkomaille suuntaavaa PK-yritystä laaja-alaisesti, paitsi juridisten ja veroasioiden hallinnoinnissa myös rahoituksessa ja liiketoimintamallin optimoimisessa. Jälkimmäisessä otetaan kantaa esim. siihen, perustetaanko tytäryhtiö, sivuliike vai mennäänkö vain ulkomaisena yhtiönä, joka rekisteröityy paikallisen verohallinnon rekistereihin.
Johanna Kannisto johtaa BDO:n vero- ja lakipalveluita. Hänellä on takanaan 20 vuotta kasvu- ja PK-yritysten neuvonantajana yritysverotukseen ja -juridiikkaan liittyvissä kysymyksissä. Erityisesti hän on keskittynyt yritysjärjestelyihin sekä johdon sitouttamismallien suunnitteluun ja toteutukseen.
Harri Huikuri vetää samassa tiimissä välillisen verotuksen liiketoimintaa. Harri on toiminut alalla vajaat 30 vuotta auttaen lukuisia yrityksiä niiden kansainvälistymiseen liittyen, esimerkiksi kansainvälisen ketjukaupan toimitusketjujen välillisen verotuksen kysymyksissä.
BDO:lta löytyy kansainvälistyvälle yritykselle avaimet käteen -ratkaisu: Asiantuntijatiimi voi tehdä alkupään analyysin, suunnitella asiakkaan kanssa sopivimmat rakenteet, toimitusketjut ja selvittää niiden verovelvoitteet sekä hoitaa rekisteröinnit ja haluttaessa myös kohdemaassa tarvittavan jatkuvan kohdemaassa tarvittavan kirjanpidon. BDO:lla on vahva paikallinen tiimi jokaisessa Pohjoismaassa, ja se toimii globaalisti yhteensä 166 maassa.
